Llegan por email, por WhatsApp o en papel. Alguien las abre, las teclea en el programa de contabilidad, las archiva en una carpeta y al final de mes las cuadra con el banco. Ese circuito completo se automatiza y se comprueba solo.
Ver cuánto tiempo se te va en estoEl dato se lee una vez y viaja hasta el asiento contable y el archivo. Nadie vuelve a teclearlo.
Que va a leer el 100 % de las facturas sin fallar. Ninguna lo hace. Lo que sí se consigue es que la gran mayoría entren solas y que las dudosas se paren y se señalen, en vez de colarse mal contabilizadas. Revisar veinte excepciones al mes no se parece a teclear ciento veinte facturas.
A partir de unas 60–80 facturas de proveedor al mes ya se nota. Por debajo de 30, casi nunca compensa y te lo diré.
Los mismos veinte proveedores enviando siempre el mismo formato. Cuanto más repetitivo, mejor lo hace la máquina.
Si el cierre de mes se retrasa siempre por lo mismo, o si la persona que lo hace es la que hace falta en otra cosa.
Alcance cerrado por escrito antes de empezar: precio fijo, fecha y qué queda fuera.
No. Se trabaja contra el que ya usas. Si tiene API, por API; si solo tiene importación de ficheros, se genera el fichero en su formato; y si no hay ni eso, se automatiza el tecleo contra la propia pantalla del programa.
Se fotografían con el móvil o se pasan por el escáner y entran por el mismo circuito. La diferencia de acierto entre un PDF nativo y una foto decente es pequeña.
Vosotros, en una bandeja con el motivo del rechazo, normalmente en unos minutos al día. Lo que no se puede es dejar que pase sin revisar: una factura mal contabilizada cuesta más que teclearla.
Sí, y de hecho ayuda: cuanto más estructurado llega el dato, mejor funciona. Al montar el circuito se deja preparado para recibir facturas electrónicas además de PDF.
Con ese dato y el nombre de tu programa de contabilidad ya te digo si compensa y con qué números. Respuesta en menos de 24 h laborables.
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